Klantenbeheer voor fotografen, met elke shoot en factuur erbij
Een bruidspaar mailt in januari, trouwt in juni en betaalt de laatste factuur in juli. In Photoloop staat zo'n klant op één plek: contactgegevens, adres en je eigen notities, met de shoots, offertes en facturen die erbij horen. Zo zie je meteen wat er gepland is en wat er nog openstaat.
14 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Een abonnement kost € 22,99 per maand als totaalprijs; abonnementen zijn nog niet beschikbaar. Geen btw van toepassing (KOR).
Zo hangt het samen
Van klant naar shoot, offerte en factuur, in vier stappen.
-
Klant
Je legt een klant vast met een naam: een persoon, een stel, een gezin of een bedrijf. E-mail, telefoon, adres en interne notities vul je aan wanneer je ze hebt.
-
Shoots
Elke shoot hoort bij een klant. Vanaf de klantpagina plan je een nieuwe shoot met de klant al ingevuld. De komende shoots staan bovenaan, met datum, soort en status.
-
Offertes en facturen
Ook een offerte of factuur maak je vanaf de klantpagina. Je koppelt hem aan een shoot van die klant als dat past, maar het hoeft niet. Per document zie je het nummer, de status en het bedrag.
-
Overzicht
Bovenaan de klantpagina zie je hoeveel shoots, offertes en facturen er zijn, en welk bedrag er nog openstaat op uitgegeven facturen. Betalingen en creditfacturen zijn daar al van afgetrokken.
Gegevens wijzigen, documenten blijven kloppen
Verhuist een klant of verandert het e-mailadres, dan pas je de klantgegevens aan, ook als de offerte al is verstuurd of geaccepteerd. Verstuurde offertes en uitgegeven facturen behouden de gegevens die erop stonden.
Een nieuwe e-mail of herinnering gaat naar het e-mailadres dat nu bij de klant staat. Een factuur vanuit een geaccepteerde offerte begint met de gegevens uit die offerte. Op het factuurconcept pas je het factuuradres zo nodig aan, zonder dat de klantgegevens veranderen.
Je klanten meenemen en terugvinden
Heb je al een klantenbestand? Je importeert je klanten en shoots uit een CSV- of Excel-bestand. Je koppelt eerst de kolommen en controleert de rijen voordat er iets wordt toegevoegd.
Komt een naam of e-mailadres overeen met een klant die je al hebt, dan stelt Photoloop die klant voor. Je kiest zelf: bij die klant onderbrengen of bewust een nieuwe klant aanmaken. Een import wijzigt geen bestaande klanten.
In je klantenlijst zoek je op naam, e-mail of telefoon, of spring je via de beginletter naar een klant.
Veelgestelde vragen
Kan ik klantgegevens nog wijzigen na een offerte?
Ja. Ook als een offerte al is verstuurd of geaccepteerd, pas je naam, e-mail, telefoon, adres en notities gewoon aan. Verstuurde offertes en uitgegeven facturen behouden de gegevens die erop stonden. Gaat het om een andere opdrachtgever, dan maak je een nieuwe klant aan.
Kan ik mijn bestaande klanten importeren?
Ja. Je importeert klanten en shoots uit een CSV- of Excel-bestand en controleert alles voordat het wordt toegevoegd. Offertes, facturen en betalingen uit je oude administratie neem je niet mee.
Moet ik van elke klant een adres hebben?
Nee. Alleen een naam is verplicht. Voor het uitgeven van een factuur heb je wel een factuuradres nodig: straat, postcode en plaats. Een nieuw factuurconcept neemt het adres van de klant over, of bij een factuur vanuit een offerte het adres uit de geaccepteerde offerte. Ontbreekt het, dan vul je het aan op het concept.
Kan ik een ander factuuradres gebruiken dan het adres van de klant?
Ja. Op een factuurconcept kun je een afwijkend factuuradres invullen. De klantgegevens veranderen daardoor niet.
Heeft Photoloop een inbox of koppeling met mijn contacten?
Nee. Je e-mail blijft in je eigen mailbox en je contacten op je telefoon worden niet gesynchroniseerd. Offertes en facturen verstuur je wel vanuit Photoloop, via je eigen mailbox of verzenddomein, naar het e-mailadres dat bij de klant staat.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevens van mijn klanten?
Jij. Voor de persoonsgegevens van je klanten in de studio-administratie ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Lees meer op de privacypagina.
Begin met je eerste klant
Klanten, shoots, offertes en factuurconcepten werken meteen, ook zonder KvK-registratie.
14 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Een abonnement kost € 22,99 per maand als totaalprijs; abonnementen zijn nog niet beschikbaar. Geen btw van toepassing (KOR).