Facturatie voor fotografen, van offerte tot betaling
Een bruiloft boek je vaak maanden vooruit. Met Photoloop stuur je een offerte, vraag je na het akkoord een aanbetaling en factureer je na de shoot het restbedrag. Elke factuur hoort bij de klant en de shoot van de offerte, dus je ziet altijd wat er nog openstaat.
14 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Een abonnement kost € 22,99 per maand als totaalprijs; abonnementen zijn nog niet beschikbaar. Geen btw van toepassing (KOR).
Zo loopt een opdracht
Van de eerste offerte tot de laatste betaling, in vijf stappen.
-
Offerte
Je maakt een offerte voor een klant en koppelt hem aan de shoot. Vaste combinaties van regels bewaar je als pakket, zodat je ze bij de volgende bruiloft of familieshoot zo weer toevoegt.
-
Akkoord
Je klant geeft online akkoord via de link naar de offerte. Kreeg je het akkoord per mail of telefoon, dan markeer je de offerte zelf als geaccepteerd.
-
Aanbetaling
Vanuit de geaccepteerde offerte maak je een factuur voor een percentage van het bedrag dat nog openstaat, bijvoorbeeld 30%. Klant, shoot en factuuradres gaan mee. Je bekijkt het concept voordat je het definitief maakt.
-
Restbedrag
Na de shoot factureer je wat er nog openstaat. Photoloop telt de uitgegeven facturen bij die offerte op, zodat je samen niet meer factureert dan de klant heeft geaccepteerd.
-
Betaling
Je klant betaalt via de betaallink of per bankoverschrijving. Een online betaling zet de factuur vanzelf op betaald. Een overschrijving of contante betaling registreer je zelf, ook als het een deel van het bedrag is.
Factuurnummers en pdf
Een factuur krijgt pas een nummer als je hem definitief maakt. De nummers lopen per jaar door, zoals 2026-0012, en worden nooit opnieuw gebruikt. Daarna ligt de factuur vast; een fout corrigeer je met een creditfactuur.
Bij het definitief maken bewaart Photoloop de pdf. Je verstuurt hem per e-mail vanuit je eigen mailbox of je eigen verzenddomein, of je deelt hem via WhatsApp.
Voor het uitgeven van een factuur heb je je bedrijfsgegevens nodig, zoals je KvK-nummer, btw-id en een geldige IBAN. Offertes en factuurconcepten werken ook zonder.
Online betalen met iDEAL | Wero
Een factuur kan een betaallink krijgen. Via die link opent je klant de pdf en de betaalgegevens. Trek je de betaallink in, dan werkt de link naar de factuur ook niet meer.
Voor online betalen koppel je je eigen account bij Mollie of Stripe. Betalingen komen rechtstreeks op dat account binnen; Photoloop houdt je geld niet vast. De knop om online te betalen verschijnt in je e-mails zodra je account live is en iDEAL | Wero bij je provider actief is. Dat regel je bij de provider zelf.
Zonder koppeling werkt de betaallink ook: je klant ziet dan de gegevens voor een bankoverschrijving.
Veelgestelde vragen
Kan ik een aanbetaling vragen?
Ja. Vanuit een geaccepteerde offerte factureer je een percentage van het bedrag dat nog openstaat. Bij de eerste factuur is dat de hele offerte. Daarna factureer je het restbedrag, of je kiest zelf welke regels en aantallen je factureert.
Is online akkoord een digitale handtekening?
Nee. Je klant vult een volledige naam in en bevestigt de offerte via de link. Photoloop bewaart wanneer dat gebeurde en welke versie van de offerte het was. Het is geen digitale handtekening en geen contract.
Welke betaalprovider heb ik nodig voor online betalen?
Een eigen account bij Mollie of Stripe, dat je koppelt bij je betalingsinstellingen. De transactiekosten betaal je aan die provider. Zonder koppeling betalen je klanten per bankoverschrijving naar je IBAN.
Koppelt Photoloop mijn bankrekening?
Nee. Er is geen bankkoppeling, dus een overschrijving op je rekening wordt niet automatisch herkend. Die registreer je zelf bij de factuur. Een online betaling via je eigen betaalprovider wordt wel automatisch verwerkt.
Kan ik een definitieve factuur nog aanpassen?
Nee. Een definitieve factuur kun je niet meer wijzigen of verwijderen. Je corrigeert hem met een creditfactuur en maakt daarna zo nodig een nieuwe factuur.
Kan ik een herinnering sturen?
Ja. Je stuurt een herinnering zelf, of je zet automatische herinneringen aan. Dan gaan er hoogstens twee, ongeveer één en drie weken na de vervaldatum.
Probeer het met je volgende offerte
Klanten, shoots, offertes en factuurconcepten werken meteen, ook zonder KvK-registratie.
14 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Een abonnement kost € 22,99 per maand als totaalprijs; abonnementen zijn nog niet beschikbaar. Geen btw van toepassing (KOR).